e‑Defterin kapsamını ve temel süreci öğrenin

e‑Defter, tutulması zorunlu defterlerde yer alması gereken bilgilerin belirlenen format ve standartlarda elektronik kayıtlar bütünü olarak oluşturulmasıdır. Formatı duyurulan defterler e‑Defter olarak tutulabilir; yevmiye ve kebir uygulamada temeldir, envanter defteri için ayrı hükümler bulunur.

Başlıca zorunluluk grupları şunlardır:

• e‑Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunanlar
• Türk Ticaret Kanunu kapsamında bağımsız denetime tabi şirketler
• bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar ile ihtiyari olarak bilanço esasını seçenler

GİB, mevzuatta belirtilen diğer durumlarda veya yazılı bildirimle farklı mükellef gruplarını da uygulamaya dâhil edebilir. Güncel süre ve istisnalar için resmi GİB kaynakları esas alınmalıdır.

Defterlerin ve onaylı beratların muhafaza ve ibraz sorumluluğu mükellefe aittir. Ayrıca e‑Defter ve berat kopyalarının mevzuatta belirtilen sistemlerde asgari 10 yıl saklanmasına ilişkin düzenleme bulunur. NES’in sunduğu saklama hizmetinin kapsamı sözleşme ve hizmet koşullarına göre ayrıca değerlendirilir.

e‑Defter olarak tutulan defterlerin açılış ve kapanış onayları, ilgili e‑Defter ve berat dosyalarının mevzuatta belirtilen şekilde oluşturulması ve yüklenmesiyle yerine getirilir. e‑Defter kapsamı dışındaki diğer ticari defterlerin noter işlemleri kendi kurallarına tabidir.

Zorunluluk kapsamına giren mükellefler, kendileri için belirlenen sürede e‑Defter uygulamasına dâhil olur. Zorunluluk dışında ihtiyari kullanım imkânı, mükellef türüne ve tutulacak deftere göre değişebilir; başvuru öncesinde güncel GİB koşulları kontrol edilmelidir.

Geçiş süresi, kapsama giriş nedenine göre değişir — örneğin e‑Fatura zorunluluğuyla bağlı geçiş, bilanço esası, yıl içi işe başlama veya özel hesap dönemi. Tek bir “yılın ilk günü” kuralı tüm durumlara uygulanmaz. Güncel takvim ve süreler için resmi GİB kaynaklarına bakılmalıdır.

e‑Defter olarak tutmaya başladığınız defterleri kağıt ortamında tutamazsınız; bu defterler için kağıt nüsha hukuken hüküm ifade etmez. e‑Defter kapsamı dışındaki defterler kendi kurallarına tabidir.

Zaman damgası, elektronik verinin belirli bir zamanda var olduğunu doğrular. e‑Defter sürecinde hangi durumda kullanılacağı güncel GİB düzenleme ve kılavuzlarına göre belirlenir; defterin zaman damgalı olması genel bir zorunluluk olarak değerlendirilmemelidir.

Evet. e‑Defter’e başvurmak için hâlihazırda e‑Fatura kullanıcısı olma şartı bulunmaz. Ancak e‑Fatura’ya geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e‑Defter zorunluluğu kapsamına giren başlıca gruplardan biridir.

Başvuru vergi kimliği üzerinden yapılır; merkez ve şube için ayrı defter ve berat oluşturma uyumlu yazılımla mümkündür. Uygulama ayrıntıları için Teknik detaylar sekmesine bakabilirsiniz.