e‑Arşiv ile ilgili sık sorulan sorular

GİB e‑Arşiv Portal Uygulamaları, e‑Fatura’ya kayıtlı olup e‑Arşiv uygulamasını ücretsiz GİB Portal yöntemiyle kullanan mükellefler içindir.

e‑Arşiv Fatura Portalı (İnteraktif), e‑Fatura ve e‑Arşiv uygulamalarına sürekli kullanıcı olarak dahil olmayan mükelleflerin, mevzuat kapsamında düzenlemeleri gereken e‑Arşiv faturalar için kullandığı ayrı GİB ekranıdır.

NES Portal ise e‑Fatura ve e‑Arşiv’e kayıtlı mükelleflerin, NES’in özel entegratör hizmetini kullandığı arayüzdür. GİB Portal yöntemi ile NES özel entegratör yöntemi aynı mükellef grubuna sunulan farklı kullanım yöntemleri olabilir; İnteraktif Portal ise ayrı kapsamdadır. NES’in mevcut hizmeti İnteraktif Portal kullanıcı grubuna yönelik değildir.

e‑Arşiv Fatura, kağıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip olan; elektronik ortamda oluşturulan, muhafaza ve ibraz edilen faturadır. e‑Fatura’ya kayıtlı mükellefler, e‑Fatura’ya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere düzenledikleri faturaları e‑Arşiv Fatura olarak oluşturur. Uygulamaya dahil olmayan bazı mükellefler de mevzuatta belirlenen durumlarda e‑Arşiv Fatura düzenler.

• e‑Fatura’ya kayıtlı mükellefler, e‑Fatura’ya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere düzenlemeleri gereken faturaları e‑Arşiv Fatura olarak düzenler.
• e‑Fatura/e‑Arşiv uygulamasına dahil olmayan diğer mükellefler, 1 Ocak 2026’dan itibaren düzenlemeleri gereken faturaları tutarına bakılmaksızın e‑Arşiv Fatura olarak düzenler.
• Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda 3.000 TL sınırı 31 Aralık 2026’ya kadar devam eder; bu gruplarda tutarsız uygulama 1 Ocak 2027’de başlar.

Bu düzenleme, her satışta mutlaka fatura kesileceği anlamına gelmez; Vergi Usul Kanunu uyarınca düzenlenmesi gereken faturanın hangi ortamda düzenleneceğini belirler.

NES’in e‑Arşiv hizmeti, e‑Fatura ve e‑Arşiv uygulamalarına kayıtlı mükelleflere özel entegratör yöntemiyle sunulur.

e‑Fatura, alıcının da e‑Fatura’ya kayıtlı olduğu işlemlerde GİB sistemi üzerinden sistemden sisteme iletilir.

e‑Arşiv Fatura, alıcı e‑Fatura’ya kayıtlı değilse düzenlenir; alıcıya mevzuata uygun yöntemle iletilir ve GİB’e raporlanır.

Pratik kural: Satıcı ve alıcı e‑Fatura’ya kayıtlıysa düzenlenmesi gereken belge e‑Faturadır. Alıcı kayıtlı değilse belge e‑Arşiv Faturadır.

e‑Fatura’ya kayıtlı mükelleflerde belge türünü tutar değil, alıcının e‑Fatura kayıt durumu belirler. Her iki taraf da e‑Fatura’ya kayıtlıysa düzenlenmesi gereken fatura tutarına bakılmaksızın e‑Fatura olarak düzenlenir.

Uygulamaya dahil olmayan diğer mükelleflerde 1 Ocak 2026’dan itibaren tutarsız e‑Arşiv uygulaması başlamıştır. Ancak basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda 3.000 TL sınırı 2026 sonuna kadar devam eder.

Uygulamaya dahil olmayan mükellefler, kapsamlarına giren faturaları GİB’in e‑Arşiv Fatura Portalı (İnteraktif) üzerinden düzenleyebilir. Güncel Tebliğ, GİB e‑Belge düzenleme portalına gerekli entegrasyonu sağlayarak izin alan özel entegratör kuruluşların sistemlerinin kullanılmasına da imkan verir.

NES’in mevcut e‑Arşiv hizmeti, e‑Fatura ve e‑Arşiv uygulamalarına kayıtlı mükelleflere yöneliktir.

e‑Arşiv Fatura, genel kural olarak alıcının talebine göre kağıt veya elektronik ortamda iletilebilir. İnternet üzerinden gerçekleştirilen satışlarda ise elektronik ortamda iletilmesi zorunludur.

NES Portal’da fatura güvenli bağlantı üzerinden görüntülenebilir ve gerektiğinde PDF olarak indirilebilir. E‑posta, kullanılabilecek iletim araçlarından biridir; tek zorunlu yöntem değildir. Portal’daki iletim ve görüntüleme kayıtları operasyonel takip sağlar ancak tek başına kesin hukuki teslim ispatı olarak sunulmamalıdır.

Portal yöntemi dışındaki yöntemlerle düzenlenen e‑Arşiv faturalar, günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar GİB’e raporlanır. Özel entegratör yöntemiyle çalışan NES müşterilerinde raporu NES hazırlar ve GİB’e iletir; kullanıcı rapor durumunu Portal’dan takip eder.

GİB Portal yöntemini kullanan mükelleflerin ayrıca rapor hazırlayıp yükleme yükümlülüğü bulunmaz.

Vergi Usul Kanunu uyarınca defter ve belgelerin saklama süresi ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıldır. Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki tacirler için ticari defter ve belgelerde 10 yıllık saklama yükümlülüğü bulunur.

NES, e‑Arşiv faturaları hizmet kapsamında 10 yıl elektronik ortamda saklar ve gerektiğinde erişim ile ibraz imkanı sunar.

Düzenlenen e‑Arşiv Fatura doğrudan silinmez. İptal işlemi, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde e‑Arşiv Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden başlatılır.

Alıcının vergi mükellefi olduğu işlemlerde karşı tarafın aynı süre içinde onayı gerekir. Alıcının nihai tüketici olması halinde satıcının 8 günlük süre içinde iptal talebi oluşturması yeterlidir; alıcı onayı aranmaz. Süre geçtikten sonraki düzeltme yöntemi işlemin niteliğine göre iade, itiraz veya yeni fatura düzenlenmesi şeklinde değişebilir.

Satıcı ve alıcı e‑Fatura’ya kayıtlıysa, aralarında düzenlenmesi gereken faturaların tamamı tutarına bakılmaksızın e‑Fatura olarak düzenlenir. Fatura düzenleme zorunluluğuna ilişkin yıllık hadler ayrı bir konudur; e‑Fatura ile e‑Arşiv arasında belge türü seçme eşiği değildir.

NES’in pazaryeri entegrasyonları, Trendyol, Hepsiburada ve desteklenen diğer kanallardaki siparişleri otomatik olarak NES Portal’a aktarır. Alıcı bilgileri kontrol edilir ve sipariş için taslak e‑Arşiv Fatura oluşturulur. Kullanıcı taslağı kontrol ederek faturaları tek tek veya toplu gönderebilir; faturalar alıcıya elektronik ortamda otomatik iletilir.

Yoğun kampanya ve sipariş dönemlerinde altyapı otomatik ölçeklenir; sipariş ve fatura akışı kuyrukta beklemeden devam eder. Kargo sürecinde kullanılacak fatura çıktıları ve barkod ekleri de otomatik hazırlanır; paketleme operasyonu faturanın hazırlanmasını beklemez.

Evet. REST API ile ERP veya e‑Ticaret yazılımlarınızdan tekil ya da toplu e‑Arşiv Fatura oluşturabilir; belge ve rapor durumlarını kendi sisteminize alabilirsiniz. Toplu yükleme ve Excel araçları, teknik entegrasyon kullanmadan çok sayıda belge üzerinde işlem yapılmasını sağlar.

REST API entegrasyonunu inceleyin →

Kullanılan yönteme göre değişir. GİB Portal yönteminde tüzel kişilerin mali mühür; gerçek kişilerin ise nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür kullanması gerekir.

Özel entegratör yönteminde mükellefin ayrıca GİB’e e‑Arşiv başvurusu yapması gerekmez; kayıt ve yetkilendirme işlemleri özel entegratör üzerinden yürütülür. NES, başvuru sırasında şirket türüne ve mevcut e‑Fatura durumuna göre gerekli belgeleri netleştirir.

Evet. NES e‑Arşiv Fatura ekranlarında KDV, ÖTV, tevkifat ve özel matrah gibi vergi alanları kullanılabilir. Ancak hangi vergi türünün, oranının, kodunun ve matrahın uygulanacağı işlemin niteliğine göre değişir; vergi uygulamasının doğruluğu mükellefin ve mali müşavirinin sorumluluğundadır. GİB’in e‑Arşiv test senaryolarında tevkifatlı fatura da ayrıca yer alır.

Yabancı alıcı olması tek başına belge türünü belirlemez. Gümrük beyannamesi ekinde yer alan mal ihracına ilişkin faturaların, e‑Fatura’ya kayıtlı mükellefler tarafından ihracat e‑Faturası olarak düzenlenmesi gerekir.

Hizmet ihracı, gümrük beyannamesi kapsamı dışında kalan satışlar ve diğer yurt dışı işlemlerde ise işlem türüne göre e‑Arşiv Fatura kullanılabilir. GÇB/ETGB durumu, teslim şekli ve vergi uygulaması mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.

NES, e‑Arşiv Faturayı güvenli erişim bağlantısı üzerinden alıcıya iletir. Alıcı faturayı bağlantı üzerinden görüntüleyebilir ve gerektiğinde PDF olarak indirebilir. NES Portal’da iletim ve görüntüleme durumu operasyonel olarak takip edilebilir.

Portal’da iletim ve görüntülemeyi inceleyin →

NES Portal’a erişim kullanıcı yetkileriyle yönetilir ve gerçekleştirilen işlemler kayıt altına alınır. Kişisel verilerin hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlendiği, saklama süreleri ve ilgili kişi hakları KVKK Aydınlatma Metni’nde açıklanır.

KVKK metnini inceleyin →

Önce mevcut çalışma düzeniniz ve Portal, ERP ya da REST API kullanım ihtiyacınız belirlenir. Gerekli başvuru ve aktivasyon işlemleri tamamlanır; entegrasyon kullanılacaksa teknik ekip test ve bağlantı sürecine eşlik eder. Canlı kullanım öncesinde kullanıcılar, fatura şablonları ve rapor ihtiyaçları netleştirilir. Canlıya geçtikten sonra Portal kullanımı, iletim ve raporlama konularında destek devam eder.